相談事例

改正組合法（１）通常総会の招集手続

①議案の作成　
・組合は、「決算関係書類（財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案）」及び「事業報告書」を作成しなければならない（第４０条第２項）。

②監事への「決算関係書類」「事業報告書」の提出　
・組合は、「決算関係書類」「事業報告書」について、監事の監査を受けなければならない（第４０条第５項）。
・監事は、受領した「決算関係書類」「事業報告書」について、監査方法・内容等を記した監査報告を作成し（第３６条の３第２項）【※１】、理事に対し、「決算関係書類」「事業報告書」の全部を受領した日から４週間経過した日、もしくは理事との合意により定めた日のいずれか遅い日【※２】までに監査報告の内容を通知しなければならない（施行規則第９１条第１項）。
【※１】：監事の監査権限を会計に関するものに限定した組合の監事は、「事業報告書」の監査権限がないことを明らかにした監査報告を作成する（施行規則第９０条第２項）。
【※２】：監査期限は、監事と理事の合意があっても４週間を下回る期限を予め定めることは不可（ただし、監事が４週間以内に通知することは可能）。

③理事会招集通知の発出【※３】　
・理事長は、理事会の会日の１週間【※４】前までに、各理事【※５】に対し、理事会招集通知を発しなければならない（第３６条の６第６項において準用する会社法第３６８条第１項）。
【※３】：理事（監事に業務監査権限を付与している組合は、理事及び監事）全員の同意があれば招集手続の省略可 （第３６条の６第６項において準用する会社法第３６８条第２項）
【※４】：短縮可（「１週間」を下回る期間を定款で定めた場合はその期間（第３６条の６第６項において準用する会社法第３６８条第１項）
【※５】：監事に業務監査権限を付与している組合は、各監事に対しても理事会招集通知を発しなければならない（第３６条の６第６項において準用する会社法第３６８条第１項）

④理事会の開催　
・理事会において、通常総会の開催及び議案の議決をするとともに（第４９条第２項）、監事の監査を受けた「決算関係書類」「事業報告書」の承認を行う（第４０条第６項）。

⑤ 「決算関係書類」「事業報告書」の備置き　
・組合は、通常総会の会日の２週間前までに、「決算関係書類」「事業報告書」を主たる事務所に、それらの写しを従たる事務所に備え置き、組合員の閲覧に供する（第４０条第１１項）。

⑥総会招集通知の発出【※６】・「決算関係書類」「事業報告書」及び「監査報告」の提供　
・理事長は、通常総会の会日の１０日【※７】前までに組合員に到達するよう、総会招集通知を発する（第４９条第１項）。
・総会招集通知には、議案のほか、会議の日時、場所等会議の目的たる事項を示すとともに、理事会の承認を受けた「決算関係書類」「事業報告書」及び「監査報告等」を添付し、組合員に提供しなければならない（第４０条第７項）。
【※６】：組合員全員の同意があれば招集手続の省略可（第４９条第３項）（この場合、招集通知発出の際に必要な添付書類も不要）
【※７】：短縮可（「１０日」を下回る期間を定款で定めた場合はその期間(第４９条第１項)）

⑦通常総会の開催